Descrizione
L'autenticazione della sottoscrizione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Codice Civile, art. 2703).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:
- a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.) (Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2)
- a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).
L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:
- notaio
- cancelliere
- segretario comunale
- dipendente addetto a ricevere la documentazione
- altro dipendente incaricato dal sindaco.
L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:
- modalità di identificazione
- data e il luogo di autenticazione
- nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
- firma del pubblico ufficiale
- timbro dell’ufficio.
Approfondimenti
L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate. Il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:
L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.
La firma digitale invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:
L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla prefettura.
L'autenticazione può essere chiesta:
- se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
- per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
- per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
- per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
- per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).
L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).
L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte del pubblico ufficiale in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.
Le persone che non possono presentarsi personalmente in Comune possono chiedere l'autentica a domicilio. Possono usufruire di questo servizio tutti i cittadini:
- incapaci di deambulare
- con una malattia grave
- impossibilitati per altre cause come i reclusi o i religiosi appartenenti a ordini di clausura.
Per ottenere l'autentica a domicilio un delegato maggiorenne dovrà compilare apposito modulo e dichiarare l'esistenza dell'impedimento.